ERP順利上線代表著工作已到尾聲?不,這才是開始!

很多人以為ERP順利上線就代表著這個工作已到尾聲,事實是真正的工作才剛剛開始。

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系統順利上線固然可賀,但對一個ERP項目而言,后期的運維工作同樣重要。特別是系統剛剛上線時,業務部門不熟悉相應的流程操作、業務流程變更、前期的關鍵用戶換崗或者離職……

各種各樣的問題讓公司高層壓力山大。

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如何打好ERP有效運行的持久戰?

圍繞ERP上線后如何讓系統穩定運作并打好持久戰,CIO必須要有清楚的認識,這對于公司來說是一個不容忽視的問題。好在辦法總比困難多。

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別讓數據毀了你的ERP


ERP上線前的數據主要是靜態的基礎參數設置,只要組織大量人員進行攻堅戰,一般能順利解決。但ERP上線后,數據就以動態為主,例如倉庫的動態庫存量、財務往來數據、銷售業務和訂單的處理,還有車間生產排程與計劃變更、計劃取消等等數據。根據ERP的說法:“垃圾數據進,垃圾數據出”。顯然ERP上線后,讓數據時時真實可靠是一個長期的任務。但是一般來說企業在ERP上線之后的前幾個月都會遇到數據不準的問題。這里的數據包括業務和財務兩方面。造成這種局面并不是企業的過錯也不是軟件的過錯,這是一個必然的過程。

因此,在ERP系統運作初期必須建立對系統數據關鍵點每天稽核的制度。從制度上要求和保證各個用戶及時、準確、完整的數據錄入,使物流、信息流、資金流保持一致,從而保證隨時從ERP系統獲取的信息都是真實有效的。

業務流程“維穩”為主

如果說數據是基礎,那么流程就是靈魂。ERP上線前需要對業務流程進行改進或重組,主要是為了讓ERP軟件流程與公司業務流程配合一致而進行的改進,這對公司來說屬于大規模改革性質的流程改進。但另一方面,企業在應用ERP后,也必然會發現很多的管理制度與 ERP系統還會產生差異與不一致,這個時候就需要對原有的務流程進行調整。需要調整流程的不僅僅是那些上線時未納入系統的流程,還包括已經運行了一段時間的系統流程。但有一個前提需要清楚的是,必須先確保業務流程的穩定,然后才能進行微調和改良。否則企業整天處于大規模的革命性業務流程變動,會讓員工不知如何操作,對ERP系統的穩定運行是致命的打擊。

一般的方法是先將主要業務流程用好,再逐步擴展到次要業務流程。同時,對于新發生或者新產生的業務流程,首先要分析這種新產生的業務流程是否為企業一定要選擇或執行的業務流程。其次要分析該業務流程是否要納入系統。還有在將新的業務流程納入ERP系統時一定要做到“數據準,流程清,規則明,操作熟”。因此,我們必須對使用過程中,不合理的流程、不合理的操作進行設置,對于企業的實際業務變更做出響應和改良。

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別把IT部變成救火隊

一般來說,公司為了保證系統上線都會成立專職ERP實施項目組,并制定獎勵政策。但是在系統的成功上線后,項目組也就隨之解散。而事實上,企業要想保證ERP系統的持續改進,必須要制定有效的上線后的IT服務團隊和IT維護流程。必須要有專門的團隊和人員去從事ERP的維護和改良的工作,并使IT服務團隊的工作流程化,以便于配合各業務部門提高工作效率,而不是漫無邊際的天天做救火隊員。

穩定運行后,也別忘了終端用戶

一旦穩定的ERP系統被創建完成,將實現每2-3個月對每個終端用戶進行一次回訪。并且確;卦L形成文檔,以便以后新員工培訓有效利用,及流程改良時使用。

總之,上線成功只是ERP項目萬里長征走完的第一步,持久的稽核與維護才是一項長久的工程,只有建立了規范的上線后維護服務流程和管理制度,ERP才會應用得更順暢。

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